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GUIDE POUR RÉCEPTIONNISTE

Techniques Efficaces pour Conclure des Rendez-vous

Les réceptionnistes de clinique jouent un rôle crucial dans la satisfaction du patient et dans le bon fonctionnement de la clinique. Un élément clé de ce rôle est la capacité à conclure efficacement des rendez-vous par téléphone. Ce guide a été conçu pour fournir des techniques éprouvées qui maximisent les opportunités de rendez-vous, améliorent la satisfaction du patient et optimisent le planning de la clinique.

Étape 1: Établir le Contact

Objectif:

Créer une première impression positive et établir un rapport avec le patient.

Stratégies:

  • Accueil Chaleureux: Une salutation amicale est le point de départ de toute interaction réussie. Un ton enjoué et ouvert donne le ton pour le reste de la conversation.

    Exemple: « Bonjour! Bienvenue à notre clinique. Comment puis-je vous assister aujourd’hui? » Ce genre d’accueil initie la conversation de manière positive et laisse la place au patient pour exprimer ses besoins.


Étape 2: Comprendre les Besoins

Objectif:

Identifier la raison de l’appel et les besoins spécifiques du patient.

Stratégies:

  • Questions Ouvertes: Utilisez des questions ouvertes pour obtenir des informations détaillées sur la raison de l’appel du patient.

    Exemple: Plutôt que de demander « Avez-vous besoin d’un rendez-vous? », demandez « Pourriez-vous me dire comment nous pourrions vous aider aujourd’hui? » Ce type de question laisse plus de place pour le patient pour expliquer ses besoins.

Étape 3: Proposer des Solutions

Objectif:

Offrir des options de rendez-vous qui répondent aux besoins du patient.

Stratégies:

  • Options Multiples: Plutôt que de proposer une seule date et heure, offrez plusieurs options au patient.

    Exemple: « Nous avons des créneaux disponibles ce mardi à 14 h ou ce jeudi à 10 h. Lequel vous conviendrait le mieux? » Cette approche donne un sentiment de contrôle au patient et augmente les chances d’une conclusion réussie.

Étape 4: Objections et Réponses

Objectif:

Préparer des réponses aux objections communes afin de rassurer les patients et de les encourager à prendre une décision.

Stratégies:

  • Anticiper les Objections: Les objections courantes peuvent inclure le manque de disponibilité, les coûts, ou les préoccupations sur la durée du rendez-vous.

  • Répondre aux Hésitations: Il est fréquent que les patients disent qu’ils doivent réfléchir ou consulter un proche avant de prendre une décision. Bien que respecter leur temps soit crucial, il est également important de les encourager à agir.

    Exemple: Si un patient dit « Je vais y penser » ou « Je vais en parler à mon conjoint, » une réponse possible pourrait être: « Bien sûr, je comprends que prendre un rendez-vous est une décision importante. Cependant, nos créneaux ont tendance à se remplir rapidement. Pourriez-vous me dire ce qui vous retient de prendre une décision maintenant? Peut-être puis-je vous fournir des informations supplémentaires qui pourraient vous aider. » Cette réponse montre que vous respectez leur besoin de réfléchir, tout en mettant en avant l’urgence de la situation, ce qui peut les aider à prendre une décision plus rapidement.

Étape 5: Questions Ouvertes vs Fermées

Objectif:

Utiliser judicieusement les questions ouvertes et fermées pour diriger la conversation.

Stratégies:

  • Questions Ouvertes pour Obtenir des Informations: Poser une question ouverte en proposant une date permet de donner au patient le sentiment de contrôle et d’implication dans la décision. Cela crée un environnement conversationnel où le patient se sent plus à l’aise pour exprimer ses préférences et ses contraintes.

    Exemple: Si vous dites : “Nous avons une disponibilité le vendredi à 15h, cela vous convient-il ?” (question fermée), le patient peut simplement répondre par « oui » ou « non ». Il se peut que ce créneau ne convienne pas au patient, et sa réponse négative ferme la conversation et ne laisse pas d’espace pour explorer d’autres options.

Manière Optimale de Formuler :

  • En revanche, une question ouverte telle que : “Nous avons plusieurs heures disponibles, avez-vous une préférence pour un jour ou une heure en particulier ?” permet au patient d’exprimer ses disponibilités ou ses préférences, rendant la conversation plus fluide et la fixation du rendez-vous plus probable.

    Exemple Concret : En disant, “Nous avons des disponibilités ce vendredi ou le lundi suivant, y a-t-il une date qui vous conviendrait mieux, ou avez-vous d’autres préférences ?”, vous offrez au patient la possibilité de choisir entre les options données ou de proposer une autre date qui lui conviendrait mieux, rendant ainsi la confirmation du rendez-vous plus probable.

Étape 6: La Technique du "Closage"

Objectif:

Conclure la prise de rendez-vous de manière efficace et positive.

Stratégies:

  • Résumé: Résumez les options sélectionnées et les besoins du patient, puis proposez de conclure le rendez-vous.

    Exemple: « Excellent, nous avons donc un rendez-vous pour vous ce jeudi à 10 h pour une consultation. » Ce type de récapitulatif clair et direct donne au patient une dernière chance de confirmer et montre un niveau élevé de professionnalisme.

Vous êtes désormais équipé pour transformer chaque appel en une occasion de fournir un service exceptionnel tout en optimisant les rendez-vous de la clinique. Si vous trouvez que vous avez besoin de plus de formation ou de soutien, n’hésitez pas à contacter notre équipe de stratégie d’affaire

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